Como Escrever um Email Formal em Inglês | 5 Passos Práticos

Dicas de Inglês

Como Escrever um Email Formal em Inglês | 5 Passos Práticos

Andy
Escrito por Andy em 22 de outubro de 2020
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O correio eletrônico se tornou um meio de comunicação indispensável no mundo moderno. É uma ferramenta prática e rápida que nos permite comunicar com pessoas e negócios de qualquer lugar.

No mundo globalizado em que vivemos, o inglês é a língua universal. No trabalho, muitas vezes as pessoas se encontram em situações onde elas precisam escrever um email formal em inglês. Essa façanha requer certa prática e conhecimento. Além disso, por ser um ambiente profissional, é importante não cometer erros para que possa passar uma boa impressão.

Esse tipo de documento eletrônico possui alguns padrões básicos que devem ser seguidos para que possa ser facilmente compreendido. Sabendo disso, no texto de hoje vamos abordar 5 passos práticos que vão lhe ensinar a escrever um email formal em inglês.

No final do artigo, vamos ver as dicas ensinadas aqui colocadas em prática. Faremos isso analisando um exemplo de um email formal escrito em inglês.

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#1. Saudação Inicial

Depois de selecionar um título para seu email, a saudação inicial é a primeira linha do corpo do texto. Queremos começar com o pé direito, então escolha a saudação correta. Para fazer isso, é preciso entender o nível de relacionamento com o recipiente do documento.

Em inglês, é muito comum usar o “Dear” na saudação de um email, que traduz para “querido(a)”. Algumas pessoas acreditam que falar assim é ultrapassado, mas muitos ainda escrevem desse jeito. Para ser mais formal, use o título da pessoa seguido pelo sobrenome, como “Dear Mr. Smith” ou “Dear Dr. Miller“. Algumas pessoas preferem ser “saudadas” por seu primeiro nome, principalmente quando o relacionamento for mais informal (ex. “Dear Emma“).

Hoje em dia, muitos optam por usar outras saudações iniciais para começar um email. Por exemplo, um simples “Hello/Hi [nome da pessoa]” pode servir. Se você não conhece ou não sabe o nome da pessoa que irá receber o email, pode escrever “To whom it may concern” na saudação, que significa “a quem possa interessar”.

#2. Introdução

A segunda parte do processo de escrever um email formal em inglês é ter uma boa introdução. Se este for o primeiro contato, é importante se introduzir falando seu nome, onde trabalha e se preciso sua função na empresa. Por exemplo, você poderia dizer “My name is James Brown, I’m a chemical engineer at Coca-Cola.”

Se você já trocou emails com o recipiente no passado, não é necessário se introduzir. Ao invés disso, escolha uma outra introdução mais formal, por exemplo:

  • I am writing with regard to… | Estou escrevendo a respeito de…
  • I hope this finds you well… | Eu espero que esteja bem…
  • I regret to inform you that… | Lamento lhe informar que…

Entretanto, se estiver respondendo um email que alguém te mandou, é legal lembrar de usar algum tipo de agradecimento no texto:

  • Thanks for getting back to me… | Obrigado por me responder…
  • Thanks for contacting our Company… | Obrigado por entrar em contato com nossa empresa
  • Thank you for your prompt reply… | Obrigado por responder rapidamente…
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#3. Propósito do Email

Tendo feito a saudação inicial e a introdução, chegou a hora de esclarecer o propósito da mensagem no corpo do email. Nessa parte, seja o mais claro possível, sem enrolar. Não existe um padrão convencional de como deve elaborar essa parte do texto porque vai depender muito do propósito e circunstâncias da mensagem.

Vale lembrar que o inglês é um idioma simples. Enquanto outras línguas podem requerir que a pessoa escrevendo o email use palavras cultas e sofisticadas, emails formais em inglês prezam por serem diretos e curtos. Entretanto, faça isso sem comprometer a educação, é possível ser polido e direto ao mesmo tempo. Idealmente, busque separar o propósito do email em dois ou três parágrafos, isso facilita a leitura e a divisão de ideias.

Ademais, não se esqueça que ao escrever um email formal em inglês, você não está só usando um idioma diferente, mas também está lidando com uma cultura diferente. Norte-americanos, britânicos e outros nativos da Língua Inglesa prezam por formalidade, educação e gratidão. Portanto, não se esqueça de adicionar esse elementos no corpo do texto.

#4. Encerramento

Antes de encerrar o email, é apropriado acrescentar alguns comentários finais para alinhar os próximos passos. Fazer isso incentiva a pessoa a responder sua mensagem, além de ser uma maneira formal de se despedir.

  • I look forward to hearing from you soon… | Estou ansioso para ouvir de você em breve…
  • For further information, please do not hesitate to contact me… | Para mais informações, não hesite em contactar-me …
  • Please let me know if you have any questions… | Por favor, me avise se tiver alguma dúvida…

Outro detalhe crucial é lembrar de agradecer o recipiente do email. Fazendo isso, você garante que independente do que foi tratado no corpo do texto, você continua sendo formal e educado. Veja abaixo algumas sugestões de agradecimento no fechamento do email:

  • Thank you for your time… | Obrigado pelo seu tempo…
  • Thanks in advance… | Obrigado desde já…
  • Thank you for your consideration… | Obrigado por sua consideração…

#5. Saudação Final

Finalmente, chegamos a conclusão do texto. Como foi o caso na saudação inicial, existem algumas maneiras diferentes de encerrar sua mensagem. É nessa parte que escrevemos o que seria o equivalente ao nosso “atenciosamente” ou “melhores cumprimentos” em português.

A saudação final mais comum para um email formal é dizer “Regards” ou “Best Regards“, que traduz para “saudações”. Se preferir, pode optar em escrever “Sincerely” (atenciosamente), “Take Care” (cuide-se) ou até um “Thanks” se já não tiver agradecido no encerramento. Em seguida, não esqueça de acrescentar seu nome/assinatura ou nome da empresa.

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Modelo de um Email Formal

Conforme prometido, vamos colocar em prática os passos aprendidos no texto de hoje. A seguir, veja um modelo padrão de como escrever um email formal em inglês. Nesse email de exemplo, o Daniel Brown está entrando em contato pela primeira vez com o Mr. Thompson depois de o ter conhecido em um evento de network.

Dear Mr. Thompson,

My name is Daniel Brown, I’m a sales consultant at PowerSavings Inc. I’m writing in order to follow up on the conversation we had at the networking event last Wednesday.

I’m pleased to know that your team is looking for new ways to save energy, our company understands how important this issue is. During the past 15 years, we have helped our business partners save thousands of dollars with our new cutting edge technology.

We offer personalized services designed to solve energy spending problems. In order to understand what your specific needs are, I would like to schedule a meeting with you and our engineers here at our headquarters next Friday morning. Does that work for you?

Please let me know if you have any questions or require more information. I look forward to hearing from you soon.

Regards,
Daniel Brown


Para garantir que seu email não tenha erros de gramática ou concordância, lembre de lê-lo novamente antes de o enviar. Existem algumas ferramentas que podem ser instaladas no computador que fazem esse trabalho de verificação pra você. Uma delas é o Grammarly, ele detecta erros de gramática e ortografia em inglês e dá sugestões para melhorar seu texto.


Com os passos sugeridos no artigo acima, você vai estar mais bem preparado para escrever um email formal em inglês. Pode parecer que são regras demais a serem seguidas, mas posso te tranquilizar ao dizer que você se acostumará com elas a medida que for executando esses passos na prática.

Espero que tenha gostado da lição de hoje. Não esqueça de deixar seu comentário e compartilhar esse conhecimento com quem precisa!

See you!


Referências
Wall Street English
British Council
International Language Academy of Canada

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